Chủ đề chúng tôi xin trình bày hôm nay với toàn thể Quý đại biểu hội nghị là “Những điều kiện cần có để tổ chức tốt hội trại thanh thiếu niên Phật tử, trại hè sinh viên học sinh Phật tử được thành công”.

Thứ nhất, về nhân sự của ban tổ chức, chúng ta cần phải có những nhà lãnh đạo giỏi, thiết kế mô hình, dự đoán được các tình huống xây ra. Những nhà lãnh đạo có đức độ, có uy tín, ngoại giao rộng. những vị này giữ các vị trí như Trưởng ban và Phó ban. Về điểm này, gần như tất cà các hội trại Phật giáo đều nghiêm túc cũng như làm rất tốt khi thỉnh mời.

Thứ hai, dưới hai chức vị Trưởng ban và Phó ban, chúng ta cần có những chuyên viên có khả năng chuyên nghiệp, nhiệt tình. Những vị này không nhất thiết phải các thầy cô nhằm đảm trách một số bộ phận quan trọng như sau:

- Ban truyền thông, báo đài: Ban này có nhiệm vụ truyền tải đến các cơ quan ban ngành, hoặc các đoàn thể hữu quan. Nhiệm vụ thứ hai là đưa tin hội trại đến quần chúng.

- Ban âm thanh, ánh sáng. Ban này nhằm khắc phục một số sự cố như cúp điện, âm thanh bị trục trặc, bóng đèn bị hỏng…nói chung là đáp ứng mọi tình huống, mọi lúc mọi nơi diễn ra các chương trình của hội trại.

- Ban xướng ngôn, dẫn lễ. Một buổi lễ hoành tráng, một hội thảo quy mô càng khắc khe đối với người dẫn chương trình. Vị này phải quán triệt nội dung, diễn biến nhằm thông báo kịp thời các thông tin đến tất cả các thành viên tham gia hội trại. Khi phát ngôn, cần đảm bảo một vài yếu tố như: chất giọng truyền cảm, âm thanh rõ ràng, tốc độ phù hợp cho các chương trình…

- Ban trang trí. Nếu như Ban xướng ngôn cho người ta cảm nhận được các thông tin từ thính giác thì Ban trang trí cho khách dự các thông tin từ thị giác. Quy mô của hội trại cũng có thể được tính trên khoảng không gian mà nhà trang trí quan tâm. Vẻ đẹp mỹ quan được định giá theo từng centimet gam màu và hình ảnh tượng trưng, các băng roll, khẩu ngữ, các bảng thông tin, thông báo cho chúng ta biết được sự chu đáo, chuẩn mực và tính chất phong phú của nhà trang trí.

- Ban ẩm thực. Người ta có thể thiếu các thông tin, tri thức nhưng vẫn sống nhưng nếu thiếu dưỡng chất và thức uống thì người ta không thể sống. Các đại biểu là những vị khách quý do chúng ta mời thỉnh thì cách bố trí phù hợp và khoa học phải đặt lên hàng đầu. Tất nhiên, chúng ta phải có một bộ phận chuyên viên chế biến thực phẩm và phân phối bố trí đáp ứng được hai tiêu chuẩn là đúng giờ và không thiếu hay thừa so với số lượng khẩu phần.

- Ban vệ sinh. Nhiệm vụ của Ban này giải quyết những vật liệu không cần thiết, làm ảnh hưởng đến vẻ mỹ quan và sức khỏe

- Ban trật tự. Nhằm tránh các tình huống mất trật tự đáng tiếc xảy ra, ban trật tự luôn đặt trong tình trạng cảnh giác cao độ. Và cũng nhằm tạo nên vẻ đẹp trên lộ trình thực hiện các nghi lễ, nghi thức cho trang nghiêm đòi hỏi các vị nằm trong ban trật tự phải phối phối hợp chặt chẽ với Ban tổ chức.

- Ban điều phối. Phân công, phân nhiệm, sắp xếp nơi ăn chốn nghỉ, xử lý các tình huống xảy ra là nhiệm vụ chính của Ban điều phối.

- Ban biên tập. Công việc biên tập kỹ yếu rất phức tạp, từ khâu duyệt bài, dàn trang, chèn hình ảnh, xử lý các tình huống nộp trễ…cho ta thấy các công đoạn rất công phu của những người làm công tác biên tập. Ngoài ra còn công đoạn in ấn cũng không kém phần nhiêu khê.

- Ban nghi lễ. Bất kỳ lúc nào diễn ra các nghi thức có sự chứng minh của chư Tôn giáo phẩm, chư Tôn đức chứng minh đều phải phải có Ban nghi lễ. Tùy theo tính chất quan trọng của buổi lễ mà thành phần Ban nghi lễ nhiều hay ít. Có khi thì chỉ cần bốn vị nhưng đôi khi thì vài chục vị. Đôi khi phải có kèn trống, có lúc lại có chương trình múa lân…mọi việc nhất nhất đều theo sự điều khiển của Ban xướng ngôn.

- Ban thư ký, thủ quỷ. Ban thư ký có thể làm công tác ghi nhận phần tịnh tài, phẩm vật hiến cúng, cũng có thể ghi nhận sự có mặt của các đoàn, ghi nhận các tiết mục đăng ký tham gia. Thủ quỷ là người bảo quản phần tịnh tài và chi xuất theo công việc mà Ban tổ chức đã phê duyệt.

- Ban chăm sóc sức khỏe. Hội trại Thanh thiếu niên Phật giáo gồm các đối tượng trẻ tuổi, có thể chưa thích nghi với việc đi xe, chốn đông người, chưa quen khí hậu thời tiết, giờ giấc hội trại khác với nhịp sống hằng ngày nơi tư gia nên có các bệnh lý khó chịu. với các tình huống đó hội trại cần phải có các y bác sĩ chăm sóc, đảm bảo sức khỏe cho các thành viên cho tới ngày ra về là trọng trách của Ban sức khỏe.

- Ban giám khảo, khen thưởng. Hội trại Phật giáo là nơi diễn ra các chương trình tu học và vui chơi giải trí lành mạnh. Để trắc nghiệm những trại sinh xuất sắc, những tập thể đạt chuẩn trong các kỳ thi đòi hỏi phải có Ban giám khảo để khẳng đinh và Ban khen thưởng tuyên dương các danh hiệu và tặng những phần quà khích lệ của Ban tổ chức.

Thứ ba, chúng ta cần có một nhóm người thiện nguyện, thuật ngữ chuyên dùng là các tình nguyện viên. Những người này phải có kiến thức cơ bản về Ban tổ chức, diễn biến hội trại, nhất là bộ phận mình đang đảm trách. Kế đến, người tình nguyện viên cần có thêm một số kiến thức đặc thù về địa lý, nét văn hóa tại nơi diễn ra hội trại có thể nhân lúc trên xe có thể giới thiệu thêm cho quý khách hiểu thêm về địa phương mình. Điều quan trọng nữa là người tình nguyện viên phải có sức khỏe tốt, khi phải đóng vai người hành đường dọn và dẹp thức ăn đảm bảo thời gian cho đại biểu; khi phải đóng vai người thị giả làm công tác giúp việc cho Ban tổ chức…Ngoài ra, người làm tình nguyện viên cần phải có phẩm chất đạo đức tốt như lịch sự, lễ phép, ân cần, chu đáo…điều này làm tăng thêm uy tín cho Ban tổ chức cũng như tạo cảm giác dễ chịu, gây ấn tượng đẹp cho quý vị đại biểu trong suốt thời gian diễn ra hội trại.

Thứ tư, chúng ta cần phải có một khuôn viên vừa chừng, không quá rộng cũng không quá hẹp, nói chung là có đủ sức chứa cho các nhu cầu sinh hoạt nhất là đáp ứng được chương trình chò chơi, thi cử,… hay hội hợp. Bởi lẽ, nếu quá rộng thì khi di chuyển đến các địa điểm khác nhau theo chương trình sẽ mất rất nhiều thời gian, có nơi phải tốn thêm một tuyến xe trung chuyển, điều này không chỉ mất thời gian mà còn gây khó khăn cho Ban tổ chức khi phải huy động một lực lượng xe hùng hậu, tiêu thêm một khoản phí nếu muốn đảm bảo yếu tố thời gian. Nếu hội trại kéo dài vài ngày, chúng ta cần phải có nơi nghỉ ngơi cho đại biểu, khách mời.

Thứ sáu, chúng ta cần phải có nguồn tài chính đủ sức cho suốt thời gian diễn ra hội trại. Muốn có được điều đó, chúng ta cần phải có được cảm tình với các Phật tử có điều kiền, với các thương gia, mạnh thường quân, các đơn vị tài trợ. Ngòai ra, chính quyền địa phương cũng còn là một nhà tài trợ rất quan trọng đối với Ban tổ chức.

Thứ bảy, người quản trò: với các hội thảo nhằm báo cáo kinh nghiệm thì không cần người quản trò, nhưng với thanh thiếu niên thì đây là điều bắt buộc không thể thiếu. Bởi lẽ, ngoài các buổi nghe pháp, thi cử, các em còn cần một khoảng lớn thời gian cho các trò chơi, những bài hát tập thể…nếu không phải là những chuyên viên thiện nguyện, có năng khiếu thì hội trại trở nên tẻ nhạt và đơn điều, nếu không muốn nói là chưa hiểu tâm lý của các em.

Như vừa nêu trên là một vài điều kiện cần thiết cho một hội trại thanh thiếu niên Phật tử, sinh viên học sinh Phật tử. Nếu nói đầy đủ hơn, chúng ta phải kể đến yếu tố thời gian diễn ra hội trại. Bởi lẽ, các trại viên đều là học sinh; đã là học sinh thì không thời điểm nào tốt hơn là 3 tháng hè, thời điểm nghỉ học của học sinh.

Chúng ta cũng phải đề cập đến trình độ học Phật của các đơn vị tham gia. Gặp phải các trại viên chưa từng tham gia bất kỳ chương trình nào cho đến thời điểm tham dự hội trại thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến một vài chương trình hội trại như thi giáo lý, thi ứng xử, thi cắm hoa,…có thể nói hội trại chỉ là thành quả miệt mài của Ban hướng dẫn Phật tử, Ban Hoằng pháp đã làm trước đó.

Tóm lại, chúng tôi vẫn biết Ban tổ chức rất khiêm tốn khi đưa ra đề tài tham khảo này nhưng chúng tôi cũng cố nêu lên như một lời chia sẻ chân thành sự nhọc nhằn, vất vã của Ban tổ chức. Lý do kế nữa cho việc chọn đề tài này của Ban Tổ chức là nhằm chia sẻ một phần kinh nghiệm cho một vài người bạn cũng như một vài địa phương còn quá mới với chương trình này xem như là một động thái biểu hiện cho sự tùy hỷ với tâm nguyện phát triển Phật pháp đến tầng lớp thanh thiếu niên, một tầng lớp trẻ được kỳ vọng rất nhiều cho Phật pháp tương lai cũng như cho thế hệ kế thừa cho đất nước mà Ban tổ chức đã đặt niềm tin vào các đại biểu, những đồng nghiệp chân chính, những sứ giả tin cậy có thể thực hiện được hoài bảo “Hoằng pháp lợi sanh, thực hiện phương châm Giáo hội: Đạo pháp - Dân tộc - Chủ nghĩa Xã hội”./.

(Trích tham luận Hội thảo Hướng dẫn Phật tử năm 2010 tại Tp. Cần Thơ)

ĐĐ. Thích Huệ Phổ

Thư ký Ban Hướng Dẫn Phật tử tỉnh Bạc Liêu

http://www.giaohoiphatgiaovietnam.vn/